Etapas en el proceso de onboarding para organizaciones comprometidas con la D&I LGTBI

La semana pasada reflexionaba sobre la importancia del proceso de onboarding en organizaciones LGTBI y esta semana me gustaría centrarme en las diferentes etapas del proceso de onboarding para trasladar correctamente la cultura en materia de D&I LGTBI que tiene nuestra organización.

En mi opinión, el proceso de onboarding tiene diferentes etapas y en todas ellas es importante que esté presente la perspectiva LGTBI.

Fase 0. Antes de la incorporación

Es importante que la experiencia de las nuevas incorporaciones sea positiva desde el principio, y esto significa establecer sus expectativas y su nivel de confort antes de que lleguen por primera vez a la oficina, por eso, yo planteo las siguientes medidas: 

• Enviar todos los documentos previos a la contratación de forma electrónica para que las nuevas incorporaciones puedan rellenarlos por adelantado (documentos legales y contractuales, manuales, pases de aparcamiento para el primer día y cualquier información adicional que se deba saber, como el conocimiento de los planes de igualdad, de prevención de riesgos laborales, de D&I LGTBI, las alianzas estratégicas existentes, etc.); si se pueden usar firmas electrónicas, es todavía mejor. 

• Planificar lo que pasará en la primera semana del onboarding pero también después, incluyendo un plan de actuación de – por ejemplo – 3 meses para las nuevas incorporaciones.
• Preparar el espacio de trabajo, herramientas y otros recursos esenciales con antelación. Llegar el primer día y tener el ordenador portátil, el teléfono móvil de empresa y el escritorio (en el caso de que siempre sea el mismo) listos para usar creará una primera impresión excelente que marcará el rumbo de la relación, incluso si se va a utilizar un espacio de trabajo compartido. Trabajar de esta manera contribuye mucho a que la bienvenida se entienda como productiva. Aplicando la perspectiva LGTBI, tendremos preparado al resto del equipo en el nombre real (que no tienen por qué coincidir con el registral) con el que deben dirigirse las nuevas incorporaciones, el pronombre, el género y también la función y otros datos importantes de la nueva incorporación. Si la plantilla sabe que vamos a presentar a una nueva incorporación, es más probable que dediquen tiempo a ser amables y le den la bienvenida, por lo tanto, el trato, la conversación, la generización y el lenguaje cobran especial importancia. 
• Planificar reuniones con contactos importantes y hacer videoconferencias con personas que serán clave para el éxito laboral de la nueva incorporación abre el camino para la comunicación futura.

Fase 1. El primer día

Los primeros días pueden ser tanto estresantes como emocionantes, así que sería importante tener en cuenta las siguientes cuestiones para que la nueva incorporación esté cómoda: 

1. Hacer un anuncio general en el departamento, planta, unidad o cualquier nivel de estructura organizacional al que se unirá la nueva incorporación conlleva un estímulo moral y una manera de reunir al departamento y presentar a la nueva incorporación. Se puede hacer enviando un correo electrónico de grupo a la comunidad en general ofreciendo detalles breves sobre la nueva incorporación, su función y un poco de información general que se puede usar para iniciar una conversación sin necesidad de obligar a la plantilla a stalkear los perfiles en redes sociales de la nueva incorporación. 
2. Organizar una visita guiada en la que cubrir todos los aspectos básicos, como dónde se encuentran los servicios, dónde encontrar cada departamento, plazas de parking, salas de descanso y sitios para almorzar es un buen momento para presentar a la nueva incorporación al equipo de una manera más informal. Los cuadros, imágenes, música y cómo esté gestionado el espacio en función también dice mucho de la cultura empresarial existente. 
3. Preparar la agenda para la primera semana con la nueva incorporación y hablar sin distracciones sobre cómo será la primera semana es fundamental para que sepa qué esperar. El lenguaje no cis-monosexista en el ámbito formal, pero también en el informal, contribuye a generar confianza entre las partes. 
4. Asignar una mentoría para el período de onboarding es fundamental, por eso, además de designar a alguien de la plantilla con experiencia en el equipo al que se unirá para que le oriente sobre las peculiaridades y el funcionamiento interno de la empresa, debe ser un perfil con tiempo exclusivo para la mentoría y con muchas habilidades sociales y de comunicación que sepa trasladar correctamente las políticas y procedimientos para toda la empresa. La mentoría requiere tiempo y esfuerzo. 

Fase 2. La primera semana

Es importante no abrumar a las nuevas incorporaciones durante esta etapa del proceso de onboarding. Y, aunque es importante completar el proceso de onboarding a tiempo, también es fundamental que la nueva incorporación sea productiva y se adapte.

• Repasar los procedimientos, reglas, procesos y estándares importantes es fundamental. Y lo es no sólo en las reglas y normas para el uso de Internet y las redes sociales o la comunicación por correo electrónico y el tiempo permitido para los descansos sino también en los procesos informales de cómo nos comunicamos sexogenéricamente hablando. 
• Presentar la cultura de la empresa no debe limitarse a trasladar la visión, la misión, los objetivos y los valores de la empresa gracias al contenido del primer día sino que consiste en relacionar todo esto con la cultura empresarial para ayudar a la nueva incorporación a entender cómo se relaciona la cultura con el producto o el servicio final ofrecido.
• Proporcionar guías de configuración (desde el correo electrónico y el ordenador hasta los procesos y plataformas esenciales que usa el equipo pasando por, incluso, un pequeño glosario) es una idea muy buena para que la nueva incorporación pueda tener a mano en su espacio de trabajo.
• Crear un libro de trabajo que incluya las metas que deberían lograr el día 5, la segunda semana y al final del primer mes ayudará a planificar el tiempo de la nueva incorporación de una manera eficaz, especialmente si la incorporación tiene que hacer un proceso de transición en su forma de trabajar, por ejemplo, de la planificación por calendarización al trabajo desde la agilidad. 
• Familiarizar a la nueva incoporación con el funcionamiento de la formación en la empresa y lo que se espera de ella también es muy importante. En este sentido, no podemos olvidarnos que la formación en igualdad y el D&I LGTBI tienen la misma importancia que las formaciones en prevención de riesgos laborales o en cuestiones técnicas del departamento en el que se circunscribe su trabajo. 
• Hacer un seguimiento al final de la semana es clave para ver la evolución del trabajo porque veremos si se acostumbre a la oficina, al espacio de trabajo y a la persona que ejerza su mentoría. Asegurarnos de su comodidad y saber que está entendiendo las cosas a un ritmo adecuado es importantísimo. El final de la primera semana es un buen momento para hablar sobre cómo debería progresar el próximo mes, qué se espera de la incorporación o cuánto debería haber avanzado una vez que llegue a ese punto.
• Incluir un programa de verificación de 2 semanas que incluya la agenda al final de la primera semana será una meta para todas las partes; además, deberemos tener una escucha activa y mucha empatía con la incorporación porque puede ver que en nuestro proceso de onboarding existen lagunas, carencias o errores que deberemos saber acoger. 
• Fomentar la actividad y darles a las nuevas incoporaciones algo que hacer es fundamental, pero sin prolongar demasiado el proceso de onboarding para que comiencen a llevar a cabo trabajo real. 

Fase 3. Los primeros tres meses

• Establecer líneas de comunicación. Una vez finalizado el primer mes, la nueva incorporación debería estar ya instalada y participando en la formación. Averigua qué está funcionando bien y con qué podría necesitar ayuda y apoyo. Incorporar la perspectiva LGTBI significa que toda la plantilla la utiliza y lo hace de manera adecuada. En muchas ocasiones, no se controla el ambiente laboral por mucha pro- visión LGTBI que quiera instalarse. 
• Empezar a proporcionar feedback de forma periódica también es fundamental, por eso es importante obtener información de parte de la plantilla que trabaja en estrecha colaboración con la nueva incorporación.
• Fomentar la independencia porque para eso hemos creado un programa de onboarding respaldado por una buena formación y un proceso de evaluación y preparación, por lo que ahora es el momento de animar a que ponga todo esto en práctica. Si no tiene margen de decisión es difícil obtener buenos resultados. 
• Establecer objetivos de rendimiento para el período de onboarding fomentan el buen rendimiento y la implicación. En mi opinión, creo que antes de la primera verificación mensual programada se deberían asignar algunos objetivos que la nueva incorporación debe lograr dentro de sus primeros 3 meses. Pero no sólo la nueva incorporación, también la persona responsable del departamento y la persona mentora. 

Después de 90 días, la nueva incorporación debería haber alcanzado un nivel de competencia decente y evaluar y valorar sus puntos fuertes y sus puntos débiles para decidir si el programa de formación actual satisface todas sus necesidades. 

Escuchar las necesidades y las inquietudes de una nueva incorporación en cualquier momento del proceso también es fundamental. Si a la tercera semana nos pregunta “¿qué tal voy?” y no lo tenemos claro, debemos preguntarnos – al menos – por qué nos está preguntando. Si es un profesional generoso es posible que nos esté preguntando porque sabe que no está rindiendo como debe o que algo está sucediendo.